Onboarding-Video einfach erklärt

Ein professionell produziertes Video kann neuen Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden oder Nutzerinnen und Nutzern den Einstieg deutlich erleichtern. Genau hier setzt das Onboarding-Video an. Es verbindet Information und Emotion, vermittelt Wissen schnell und einprägsam und sorgt gleichzeitig für einen positiven ersten Eindruck Ihrer Marke oder Ihres Unternehmens.

Begriff und Einordnung

Ein Onboarding-Video ist ein gezielt produzierter Film, der Menschen beim Einstieg in ein Unternehmen, ein Produkt oder einen Service unterstützt. Im Umfeld von Erklärvideo & Videoproduktion gehört es zu den Formaten, die komplexe Inhalte verständlich aufbereiten und als standardisierter Teil des Einführungsprozesses genutzt werden.

Typischerweise wird ein Onboarding-Video eingesetzt, um neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur einzuführen, neuen Kundinnen und Kunden ein Produkt zu erklären oder Nutzerinnen und Nutzern die ersten Schritte in einer Software zu zeigen. Es ist damit ein Werkzeug im Marketing, im Vertrieb, im Customer Success und im Personalbereich.

Abgrenzung zu anderen Videoformaten

• Imagefilm: Stellt vor allem Marke, Werte und Emotionen in den Vordergrund. Ein Onboarding-Video ist stärker auf konkrete Handlungen und Abläufe ausgerichtet.
• Produktvideo: Präsentiert Funktionen und Vorteile eines Produkts. Ein Onboarding-Video zeigt zusätzlich, wie neue Nutzerinnen und Nutzer mit dem Produkt starten und typische Anfangsfragen lösen.
• Recruiting-Video: Soll Bewerbende gewinnen. Das Onboarding-Video setzt ein, wenn die Entscheidung schon gefallen ist und begleitet den Einstieg.
• Schulungs- oder Trainingsvideo: Geht oft sehr in die Tiefe. Das Onboarding-Video konzentriert sich auf die wichtigsten ersten Schritte und Orientierung.

Typische Einsatzbereiche

Onboarding neuer Mitarbeitender

Im HR und Employer Branding wird das Onboarding-Video genutzt, um neuen Mitarbeitenden einen strukturierten Überblick zu geben. Es kann vor dem ersten Arbeitstag verschickt werden oder Teil des ersten Tages im Unternehmen sein.

Typische Inhalte sind zum Beispiel:

• Vorstellung des Unternehmens, der Standorte und der wichtigsten Bereiche
• Erklärung der Unternehmenswerte und Zusammenarbeit
• Überblick über Vorteile, Tools und Ansprechpersonen
• Kurze Einblicke in den Arbeitsalltag realer Teams

So entsteht ein einheitlicher, professioneller Einstieg, der unabhängig von der Tagesform einzelner Führungskräfte oder Kolleginnen und Kollegen funktioniert.

Onboarding von Kundinnen und Kunden

Im Marketing und Vertrieb wird das Onboarding-Video eingesetzt, um neue Kundinnen und Kunden zu begleiten, sobald sie sich für ein Produkt oder einen Service entschieden haben. Es schließt direkt an die Customer Journey an und reduziert Unsicherheiten nach dem Kauf.

Typische Anwendungen sind:

• Einführung in ein SaaS Produkt mit einer animierten Tour durch die wichtigsten Funktionen
• Videoanleitung für die erste Inbetriebnahme eines technischen Geräts
• Einführungsfilm zu einem Servicepaket, der erklärt, wie Kontakt, Support und nächste Schritte funktionieren

Dadurch sinkt das Risiko, dass Kundinnen und Kunden sich allein gelassen fühlen, und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie das Produkt aktiv nutzen und weiterempfehlen.

Onboarding von Nutzerinnen und Nutzern digitaler Produkte

Viele digitale Produkte integrieren das Onboarding-Video direkt in die Anwendung. Beim ersten Login erscheint ein kurzes Video, das die wichtigsten Funktionen zeigt und zu den ersten Klicks anleitet.

In der Videoproduktion werden hierfür oft Screencasts mit animierten Elementen kombiniert. Ein kurzes animiertes Intro vermittelt Marke und Tonalität, anschließend führen Bildschirmaufnahmen durch die Oberfläche. So entsteht ein nahtloser Übergang zwischen Erklärvideo und praktischer Anwendung.

Formate und Stilrichtungen

Realfilm

Beim Realfilm stehen echte Personen und reale Umgebungen im Vordergrund. Ein Onboarding-Video im Realfilmstil eignet sich besonders, wenn die Atmosphäre im Unternehmen, die Arbeitsplätze oder physische Produkte gezeigt werden sollen.

Typische Elemente sind:

• Statements von Geschäftsführung oder Teamleitungen
• Rundgang durch Büro, Produktion oder Filiale
• Einblicke in Meetings, Workshops oder Kundentermine

Für Marketing-Verantwortliche ist Realfilm interessant, wenn Authentizität, Nähe und Vertrauen betont werden sollen.

Animiertes Erklärvideo

Ein animiertes Onboarding-Video nutzt Illustration, Motion Design und Infografiken. Es eignet sich besonders, wenn abstrakte Prozesse, digitale Services oder komplexe Abläufe erklärt werden sollen.

Mögliche Stilrichtungen sind:

• 2D Illustration mit klaren Formen und Farben, die zum Corporate Design passen
• Icon-basierte Animation für strukturierte Abläufe und Prozessdarstellungen
• Whiteboard Stil, bei dem Inhalte scheinbar live gezeichnet werden

Animierte Videos lassen sich leicht aktualisieren, lokalisieren und in verschiedene Längenvarianten für unterschiedliche Kanäle adaptieren.

Hybride Formate

Häufig werden Realfilm und Animation kombiniert. Ein Onboarding-Video kann zum Beispiel mit einem kurzen Realfilm Intro starten, in dem eine reale Person begrüßt, und anschließend mit animierten Sequenzen die wichtigsten Schritte erklären.

Hybride Formate verbinden emotionale Nähe mit klaren grafischen Erklärungen und sind im Marketing-Alltag besonders flexibel einsetzbar.

Inhalte und Struktur in der Praxis

Klarer Einstieg

Der Anfang eines Onboarding-Videos entscheidet, ob die Aufmerksamkeit gehalten wird. Empfehlenswert ist ein Einstieg, der folgende Elemente kombiniert:

• Kurze Begrüßung und Wertschätzung der Zuschauenden
• Konkrete Ankündigung, was sie im Video erwartet
• Hinweis auf den Nutzen: Was habe ich nach dem Video verstanden oder erreicht

Beispiel: Willkommen bei Firma X. In den nächsten drei Minuten zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre ersten Aufgaben planen, das Team kennenlernen und wichtige Informationen finden.

Logischer Aufbau

Ein wirkungsvolles Onboarding-Video folgt einer klaren Dramaturgie. Ein möglicher Aufbau im Unternehmenskontext:

• Begrüßung und Einordnung
• Überblick über das Unternehmen oder Produkt
• Die ersten Schritte im Alltag oder in der Anwendung
• Wichtige Ansprechpersonen und Kanäle
• Ausblick auf weiterführende Ressourcen und nächste Schritte

Im Marketing-Alltag ist es sinnvoll, mehrere kürzere Videos zu produzieren, die jeweils einen klar abgegrenzten Abschnitt des Onboardings abdecken, statt ein einziges sehr langes Video zu verwenden.

Call to Action und nächste Schritte

Am Ende sollte ein Onboarding-Video immer konkrete nächste Schritte anbieten. Diese können je nach Zielgruppe unterschiedlich sein:

• Für Mitarbeitende: Loggen Sie sich jetzt in das Intranet ein und vervollständigen Sie Ihr Profil
• Für Kundinnen und Kunden: Testen Sie die drei Funktionen, die wir Ihnen gezeigt haben
• Für Nutzerinnen und Nutzer: Öffnen Sie das Dashboard und legen Sie Ihr erstes Projekt an

So wird das Video zu einem aktiven Bestandteil des Onboardings und nicht nur zu einer einmaligen Informationsquelle.

Vorteile für Marketing und Unternehmen

Wiederholbarkeit und Konsistenz

Ein Onboarding-Video liefert immer dieselben Kernbotschaften in gleichbleibender Qualität. Das ist im Vergleich zu rein mündlichen Einführungen ein großer Vorteil, gerade wenn mehrere Standorte, Zeitzonen oder große Teams im Spiel sind.

Marketing-Verantwortliche können sicherstellen, dass zentrale Markenbotschaften, Tonalität und visuelle Identität im Onboarding konsequent umgesetzt werden.

Entlastung von Teams

Wenn grundlegende Informationen über ein Onboarding-Video vermittelt werden, haben Führungskräfte, HR Teams und Support Abteilungen mehr Zeit für individuelle Fragen und persönliche Begleitung. Routineerklärungen zu Standardthemen werden reduziert, ohne dass an Qualität verloren geht.

Bessere Nutzererfahrung

Ein gut gestaltetes Onboarding ist ein wichtiger Teil der Customer Experience. Ein klar strukturiertes Onboarding-Video senkt Einstiegshürden, nimmt Unsicherheit und zeigt, dass sich das Unternehmen aktiv um einen reibungslosen Start kümmert.

Das kann sich positiv auf Kennzahlen wie Aktivierungsrate, Nutzungsintensität oder Kundenbindung auswirken, auch wenn diese Effekte im Einzelfall separat gemessen werden müssen.

Markenbildung und Emotion

Neben der reinen Wissensvermittlung transportiert ein Onboarding-Video immer auch Stimmung und Haltung. Bildsprache, Musik, Sprecherstimme und Animationen lassen sich so wählen, dass sie die Markenidentität stärken.

Durch gezielte Inszenierung können Werte wie Innovationskraft, Nähe, Verlässlichkeit oder Kreativität spürbar werden. Gerade animierte Sequenzen bieten hier große gestalterische Freiheit, um visuelle Metaphern und Markenfarben wirkungsvoll einzusetzen.

Produktion und Zusammenarbeit

Briefing und Zieldefinition

Am Anfang der Videoproduktion steht ein klares Briefing. Verantwortliche im Marketing sollten folgende Fragen beantworten:

• Wer ist die Zielgruppe des Onboarding-Videos ganz konkret
• Welches Ziel soll das Video erreichen
• Welche Kernbotschaften müssen unbedingt vorkommen
• Welche Tonalität passt zur Marke und zur Zielgruppe
• Auf welchen Kanälen wird das Video eingesetzt

Je präziser diese Punkte definiert sind, desto zielgerichteter kann das Konzept entwickelt werden.

Konzept und Storyboard

In der Konzeptphase entsteht die inhaltliche und visuelle Struktur. Für ein Onboarding-Video wird in der Regel ein Sprechertext entwickelt, der anschließend in Szenen aufgeteilt wird. Ein Storyboard zeigt, welche Bilder zu welchen Textpassagen gehören.

Gerade wenn Animation, Illustration und Realfilm kombiniert werden, ist ein detailliertes Storyboard hilfreich, um alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Stand zu bringen und spätere Korrekturen zu minimieren.

Design und Illustration

Bei animierten Onboarding-Videos werden auf Basis des Corporate Designs Illustrationen und grafische Elemente entwickelt. Wichtige Entscheidungen betreffen:

• Figurenstil: abstrakt, realitätsnah, humorvoll oder sachlich
• Farbwelt: Anlehnung an Markenfarben und Kontraste für gute Lesbarkeit
• Typografie: gut lesbare Schriften für Titel und Einblendungen

Ein konsistenter visueller Stil sorgt dafür, dass das Onboarding-Video als Teil der Marke wahrgenommen wird und sich nahtlos in andere Marketingmaterialien einfügt.

Produktion und Postproduktion

In der Realfilmproduktion werden Drehorte, Darstellerinnen und Darsteller, Licht und Ton geplant. In der Postproduktion folgen Schnitt, Farbkorrektur, Sounddesign und das Einfügen von Grafiken.

Bei animierten Videos liegt der Schwerpunkt auf der Ausarbeitung von Bewegungen, Übergängen und der Abstimmung mit der Sprecherstimme. Ein professionelles Onboarding-Video achtet auf saubere Übergänge, gut getimte Einblendungen und eine klare Bildführung, die den Blick der Zuschauenden lenkt.

Praxisnahe Tipps für Marketing-Verantwortliche

Auf die Länge achten

Ein Onboarding-Video sollte so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein. Für viele Anwendungsfälle sind Längen zwischen zwei und fünf Minuten sinnvoll. Bei komplexeren Themen kann eine Serie aus mehreren kürzeren Videos besser funktionieren als ein einziges langes.

Wichtig ist, dass jede Minute einen klaren Mehrwert bietet. Lange Einleitungen ohne konkreten Nutzen führen schnell zu Abbrüchen.

Sprache einfach halten

Auch wenn das Thema fachlich anspruchsvoll ist, sollte die Sprache im Onboarding-Video verständlich bleiben. Fachbegriffe sollten erklärt oder sparsam eingesetzt werden. Kurze Sätze, aktive Formulierungen und klare Beispiele helfen, Inhalte schnell zu erfassen.

Markante Kernbotschaften hervorheben

Wichtige Aussagen können zusätzlich visuell betont werden. Hier eignet sich der Einsatz von Text-Highlights, klaren Icons oder kurzen Zusammenfassungen am Ende eines Abschnitts.

So prägen sich zentrale Punkte besser ein und lassen sich leichter merken, auch wenn Zuschauende nicht jedes Detail aufmerksam verfolgen.

Integration in den Kommunikationsmix

Ein Onboarding-Video entfaltet seine Wirkung am besten, wenn es in einen Gesamtprozess eingebettet ist. Mögliche Berührungspunkte sind:

• Automatisierte E Mails nach Vertragsabschluss oder Registrierung
• QR Codes auf gedruckten Willkommensmaterialien
• Einbindung im Intranet, Kundenportal oder in der App
• Nutzung in Präsenzveranstaltungen wie Einführungstagen oder Schulungen

Marketing und HR können gemeinsam festlegen, an welchen Stellen im Prozess das Video gezeigt oder verlinkt wird, um maximale Relevanz zu erreichen.

Messung und Optimierung

Relevante Kennzahlen

Um den Erfolg eines Onboarding-Videos zu beurteilen, können verschiedene Kennzahlen betrachtet werden, zum Beispiel:

• Abspielrate: Wie viele der Eingeladenen starten das Video
• Durchsichtsrate: Wie lange wird durchschnittlich geschaut
• Abbruchpunkte: An welchen Stellen steigen Zuschauende aus
• Reaktionen: Fragen, Feedback oder Supportanfragen nach dem Video

Diese Daten helfen, Inhalte und Länge zu optimieren und zukünftige Produktionen gezielter zu planen.

Iterative Verbesserung

Ein Onboarding-Video ist kein statisches Produkt. Gerade bei digitalen Services, sich verändernden Prozessen oder wachsenden Unternehmen lohnt es sich, regelmäßig zu prüfen, ob Inhalte noch aktuell sind.

In der Praxis hat es sich bewährt, das Video so zu konzipieren, dass bestimmte Elemente relativ einfach austauschbar sind, etwa Logos, Screenshots oder einzelne Szenen. Animierte Sequenzen und modulare Strukturen erleichtern spätere Anpassungen.

Fazit

Ein sorgfältig geplantes und professionell umgesetztes Onboarding-Video ist ein wirkungsvolles Instrument für Marketing, HR und Produktteams. Es vermittelt neuen Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden sowie Nutzerinnen und Nutzern Orientierung, senkt Einstiegshürden und stärkt gleichzeitig die Marke. Durch den Einsatz von Realfilm, Animation oder hybriden Formaten lassen sich Inhalte anschaulich und emotional aufbereiten. Für Verantwortliche ohne tiefes Vorwissen in der Videoproduktion ist wichtig, Ziele, Zielgruppen und Kernbotschaften klar zu definieren und mit erfahrenen Partnern aus Erklärvideo, Animation und Videoproduktion zusammenzuarbeiten. So entsteht ein Onboarding-Video, das nicht nur Informationen liefert, sondern den Einstieg in Unternehmen, Produkte und Services nachhaltig erleichtert und im Alltag von Marketing und Kommunikation einen messbaren Mehrwert bietet.